Sie sollten keine Angst haben, wenn Sie Ihr Gmail-Konto eröffnen, weil Sie befürchten, zu viele Nachrichten zu erhalten und nicht organisiert zu sein. Es gibt viele Möglichkeiten, den Gmail-Cloud-Bereich effizienter und effektiver zu gestalten und eine organisiertere Erfahrung zu erzielen Etwa 15 konkrete Tipps, die Ihnen dabei helfen, einen Briefkasten zu bekommen, der dem Traum, keine Briefe mehr zu haben, näher kommt.
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1- Posteingang anpassen:
Mit Google können Sie das Erscheinungsbild Ihres Posteingangs anpassen und planen. Das Standardlayout ist der Posteingang mit Registerkarten. Es gibt drei Layouts, um verschiedene Nachrichten im Vordergrund zu platzieren: „Wichtig“, „Ungelesen“ und „Ungelesen“. „Markierter Posteingang“. Die Priorität des Layouts ist Eingehende E-Mails im Bereich, anhand dessen die Wichtigkeit eingehender E-Mail-Nachrichten sortiert wird.
Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails nur der Zustellung unterliegen, sind die Standard- und Prioritätslayouts die besten für Sie und werden innerhalb einer Kategorie am häufigsten verwendet. Wenn Sie etwas anderes wünschen, sollten Sie die andere Priorität verwenden, bei der Sie mit unterschiedlichen Posteingängen experimentieren müssen Layouts, bis Sie das gefunden haben, was Ihren Anforderungen entspricht.
Ich persönlich bevorzuge das Standardlayout, weil es mir ermöglicht, zwischen wichtigen Rabattnachrichten und Verkaufsnachrichten in einer Kategorie, der Kategorie der Werbenachrichten, zu wechseln, ohne sie vollständig entfernen zu müssen.
Klicken Sie in Ihrem Gmail-Konto auf die Schaltfläche „Zahnrad“, dann auf „Einstellungen“ und dann unten auf der Registerkarte auf die Registerkarte „Posteingang“. Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um das gewünschte Posteingangslayout anzupassen.
2- Posteingang umgehen:
Es ist nicht erforderlich, dass jede Nachricht manuell im Posteingang sortiert wird, bevor sie in die Archive verschoben wird. Erstellen Sie für Nachrichten, die Sie automatisch in einer Datei außerhalb des Posteingangs ablegen möchten, z. B. Quittungen oder arbeitsbezogene Nachrichten, einen Filter um solche Nachrichten im Posteingang zu überspringen.
Klicken Sie dazu in Ihrem Gmail-Konto auf die Zahnradschaltfläche, öffnen Sie das Einstellungsmenü und klicken Sie dann auf die Registerkarte „Filter und blockierte Adressen“. Klicken Sie unten im Fenster auf „Neuen Filter erstellen“ und füllen Sie den Filter mit den von Ihnen bevorzugten Einstellungen (z. B , E-Mail-Nachrichten (E-Mail, die das Wort „Empfangen“ in der Betreffzeile enthält), bevor Sie zu „Filter mit diesen Suchkriterien erstellen“ gelangen, müssen Sie auswählen, was der Filter tun soll, die Option „Posteingang überspringen (Archiv)“ markieren und Dann werden alle eingehenden und gefilterten Nachrichten automatisch in Ihre gespeicherten E-Mails aufgenommen. Sie können sie auch als „gelesen“ markieren, wenn Ihre gefilterten Nachrichten nicht gelesen werden müssen.
3- Schlüsselwörter hinzufügen:
Das Archivierungssystem von Google ermutigt Benutzer, nichts aus ihren E-Mails zu löschen, was für digitale Horter wie mich großartig ist ;), aber es bedeutet auch, dass es eine Menge Elektroschrott gibt, den wir nicht mehr brauchen, insbesondere wenn wir einen bestimmten Gegenstand finden müssen Selbst wenn Ihre Post organisiert ist und farbige Markierungen enthält, wird es für Sie schwierig sein, sie zu finden.
Die Suchoptionen bei Google sind akzeptabel, um eine bestimmte E-Mail zu finden, aber es ist keine schlechte Idee, die Sache selbst in die Hand zu nehmen. Wenn Sie eine Nachricht haben, von der Sie glauben, dass Sie sie in Zukunft brauchen könnten, ordnen Sie sie mit eindeutigen Wörtern ein Anstatt die Suchoptionen mit den Einstellungen zu verwenden, wird jetzt die gesuchte E-Mail angezeigt.
4- Suchen Sie wie ein Profi:
Wenn Sie in Ihrem Archiv etwas finden müssen, dem keine Schlüsselwörter zugeordnet sind, müssen Sie die Gmail-Suchmaschine verwenden. Hier finden Sie einige erweiterte Suchfunktionen, die Ihnen dabei helfen, in 20.000 alten Nachrichten das zu finden, was Sie suchen.
– Schließen Sie Nachrichten von bestimmten Labels aus, indem Sie den folgenden Prozess verwenden: Etikett:[Name des Etiketts] Welche Etikett: [Markenname].
Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Chatprotokolle ausschließen möchten – geben Sie einfach „Label:Chats“ in das Suchfeld ein. Sie können auch ausschließlich mit dem Prozess nach Nachrichten mit bestimmten Labels suchen: +label:[labelname] Welche + Label: [Tag-Name] .
Die +- und –-Operationen funktionieren auch mit anderen Suchoperationen.
– Suchen Sie nach Nachrichten innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit dem Prozess:vor:[JJJJ/MM/TT] und nach:[JJJJ/MM/TT] Welche Vor [mm/Monat/Tag] und nach: [mm/Monat/Tag] .
– Finden Sie im Laufe des Prozesses bestimmte Arten von Anhängen Dateiname:[Dateityp] Welche Dateiname:[Dateityp] . Wenn Sie beispielsweise nach Nachrichten mit angehängten PDF-Dateien suchen möchten, geben Sie Folgendes ein: Dateiname: PDF.
– Reguläre Suchvorgänge umfassen keine Nachrichten im Papierkorb oder im Spam-Ordner. Um Nachrichten im Papierkorbordner zu finden, verwenden Sie in:Papierkorb. Um Nachrichten in Ihrem Spam-Ordner zu finden, verwenden Sie in:Spam. Suchen und verwenden Sie Nachrichten in allen Ordnern, einschließlich Papierkorb und Spam in:irgendwo.
5- Färben und Codieren der Etiketten:
Etiketten eignen sich zum Sortieren und Kategorisieren von Gmail-Nachrichten. Sie sind jedoch auch nicht leicht zu lesen, insbesondere wenn Sie die farblose Oberfläche von E-Mails betrachten. Glücklicherweise können Nachrichten durch Einfärben und Kodieren einiger oder aller Ihrer E-Mails schöner und attraktiver gestaltet werden Etiketten.
Bewegen Sie dazu den Mauszeiger in die linke Spalte und bewegen Sie die Maus über die Beschriftung, deren Farbe und Code Sie ändern möchten, bis ein kleiner Pfeil nach unten erscheint. Klicken Sie auf den Pfeil und ein Menü mit einer Reihe von Optionen wird angezeigt Anschließend erscheint das Menü „Etikettenfarben“ mit Optionen, dieses Mal mit einer Auswahl voreingestellter Farbschemata für Etiketten (Text- und Hervorhebungsfarben) sowie Optionen zum Hinzufügen benutzerdefinierter Farben oder zum Entfernen von Farben. Klicken Sie auf ein Farbschema, um es dem Etikett zuzuweisen. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle anderen Kategorien, deren Farbe und Code Sie ändern möchten.
6- Alte angehängte Dateien löschen:
Google-Nutzer haben Anspruch auf 15 GB kostenlosen Speicherplatz, der zwischen Google, Google Drive, Fotos und Google Plus geteilt wird. Wenn Sie sich dem Speicherplatzlimit nähern, besteht die beste Lösung, um mehr Speicherplatz freizugeben, darin, alte Nachrichten mit großen Anhängen zu löschen.
Um solche Nachrichten zu finden, gehen Sie zum Suchfeld und drücken Sie den Abwärtspfeil, um zu den erweiterten Optionen zu gelangen.
Um Nachrichten mit Anhängen zu finden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Hat einen Anhang“ und suchen Sie (Sie können auch „Hat: Anhang“ in das Suchfeld eingeben). Um E-Mails zu finden, die unabhängig vom Anhangsstatus größer als eine bestimmte Größe sind, geben Sie in den erweiterten Suchoptionen die Suchgröße ein: Wählen Sie unter „Größe“ „Größer als“ aus, geben Sie eine Größe in Bytes, Kilobytes oder Megabytes ein und klicken Sie auf die Suchschaltfläche.
7-Erstellen Sie integrierte Kategorien:
Sie können Ihre Beschriftungen weiter organisieren, indem Sie verschachtelte Kategorien oder Unterkategorien erstellen. Sie können Nachrichten detaillierter kategorisieren, anstatt sie nur mit „Arbeit“ > Wichtige Projekte“ zu kennzeichnen.
Um ein Unteretikett zu erstellen, wählen Sie die Nachricht aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Etiketten. Klicken Sie auf „Neu erstellen“ und geben Sie den Namen Ihrer neuen Unterkategorie ein. Um ein Label einzuschließen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Label einschließen unter“ und wählen Sie das Hauptlabel aus der Dropdown-Liste aus.
8- Fügen Sie den Vorschauteil hinzu:
Das Vorschaufenster kann zu Ihrem Posteingang hinzugefügt werden, damit Sie E-Mails schnell sortieren können, ohne jede einzelne öffnen zu müssen.
Um den Vorschaubereich hinzuzufügen, klicken Sie auf die Steuerschaltfläche „Zahnrad“, öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und gehen Sie zur Registerkarte „Labs“. Experimentelle Labore, Funktionen, die sich noch in der Betaphase befinden und in Gmail (noch) nicht zum Standard gehören. Suchen Sie auf der Registerkarte „Labs“ nach einem Lab namens „Vorschaufenster“ und klicken Sie auf „Aktivieren“. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ und kehren Sie zu Ihrem Posteingang zurück. Wir sehen nun eine kleine Schaltfläche „Vorschaufenster“ neben der Schaltfläche „Zahnrad“. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Vorschaufenster ein- und auszuschalten, oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um „Keine Teilung“ (Vorschaufenster aus), „Vertikale Teilung“ (Menü links, Nachrichtenvorschau rechts) oder „Horizontale Teilung“ auszuwählen. (Menü oben, Nachrichtenvorschau unten).
9-Chat auf der rechten Seite aktivieren:
Der Chat auf der rechten Seite ist eine weitere Funktion in Gmail Labs und eine einfache Möglichkeit, die linke Spalte zu organisieren und die Bildschirmfläche zu maximieren (insbesondere, wenn Sie einen Breitbildschirm haben).
Um dies zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiedergabe“, öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und klicken Sie auf die Registerkarte „Labs“. Suchen Sie auf der Registerkarte „Labs“ die Funktion „Chat“ auf der linken Seite, klicken Sie auf „Aktivieren“ und dann auf „Änderungen speichern“. Ihre Chat-Liste wird auf die rechte Seite des Bildschirms verschoben und öffnet die linke Spalte für mehr Beschriftungen und weniger Unordnung.
10-Wählen Sie die angezeigten Kategorien aus:
Sie können die linke Spalte organisieren, indem Sie nur häufig verwendete Aufkleber anzeigen.
Um die Anzeigeeinstellungen für einzelne Beschriftungen zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiedergabe“ und gehen Sie zu „Einstellungen“. Klicken Sie auf die Registerkarte „Labels“ und Sie sehen eine Liste mit Labels – Systemlabels, Kategorien, Kreise und dann die von Ihnen erstellten Labels. In der Spalte „In Etikettenliste anzeigen“ haben Sie die Möglichkeit, einzelne Etiketten anzuzeigen, auszublenden oder „bei Ungelesen anzeigen“ anzuzeigen. Wählen Sie die Einstellungen für jedes Label und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
Wenn Sie sich entschieden haben, Tags auszublenden, wird in der linken Spalte nun der Link „Mehr“ angezeigt. Sie können Tags auch ein-/ausblenden, indem Sie sie über oder unter diesen Link ziehen.
