Wenn es um die Schätzung der Zeit und die Verwaltung freiberuflicher Projekte geht, ist die genaue Erfassung Ihrer Arbeitszeiten das Wichtigste. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Projekt gut kennen, damit Sie Ihren Kunden eine realistische Schätzung darüber geben können, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern wird.
Schließlich möchten Sie nicht feststellen, dass Sie Ihren Kunden zu viel oder zu wenig berechnen. Werfen wir einen Blick auf einige Hinweise, die Sie dabei beachten sollten. Verifizieren Wie man einen Vollzeitjob und einen Nebenjob unter einen Hut bringt, ohne auszubrennen.
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1. Definieren Sie den Umfang Ihres Projekts
Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie genau wissen, was das Projekt beinhalten wird. Erfahren Sie genau, welche Aufgaben, Termine und Budgets auf Sie zukommen. Ein konkretes Verständnis des Umfangs und der damit verbundenen Aufgaben hilft Ihnen, unnötige Kosten zu vermeiden.
Hüten Sie sich vor Scope Creep. Wenn Sie nicht aufpassen, wird sich Ihr Projekt wahrscheinlich länger hinziehen, als Sie ursprünglich erwartet hatten. Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, über einen Projektstrukturplan (WBS) zu verfügen, um alle Aufgaben im Detail zu planen und so Ihren Arbeitsablauf mit Ihrem Kunden effektiv zu optimieren. Zu diesem Zweck können Sie auch das Projektumfangsmodell verwenden.
herunterladen: Smartsheet (Als Excel-Datei verfügbar)
2. Verwenden Sie die geeignete Zeitschätzungsmethode
Unabhängig vom vereinbarten Preis sollten Sie versuchen, eine Unter- oder Überschätzung zu vermeiden. Viele Freiberufler neigen dazu, bei der Ermittlung der Arbeitskosten ihre Stundensätze anzugeben. Dies kann jedoch entweder zu überhöhten Rechnungen oder sogar zu einer Unterschätzung der Kosten Ihrer Zeit führen – insbesondere, wenn Sie Eventualitäten, Ressourcenbeschränkungen und andere Faktoren nicht berücksichtigen . Hier sind einige Möglichkeiten, die Projektstunden genau abzuschätzen:
- Expertenmeinungen: Dies ist in Fällen erforderlich, in denen Daten schwer oder gar nicht zu messen sind oder wenn keine genauen detaillierten Spezifikationen verfügbar sind. Der Schlüssel zum Einsatz dieser Technik besteht darin, so viele Informationen und Analysen wie möglich einzuholen, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Diese Methode sollten Sie nutzen, um Teilaufgaben und deren Dauer in der Phase der Aufwandsschätzung und Zeitprognose zu definieren.
- Ähnliche Schätzung: Übereinstimmungsschätzungen sind eine gängige Praxis, bei der Projekte mit ähnlichen Merkmalen als Grundlage für Ihre Schätzung verwendet werden. Sie können bei diesem Prozess auf Erfahrungen aus der Vergangenheit, Branchendurchschnitte oder andere Ressourcen zurückgreifen. Bei einer vergleichbaren Schätzung werden im Wesentlichen historische Daten aus ähnlichen Projekten verwendet, um eine Schätzung vorzunehmen.
- Drei-Punkte-Schätzung: Bei dieser Methode werden alle möglichen Szenarien (optimistisch, pessimistisch und höchstwahrscheinlich) sowie deren Eintrittswahrscheinlichkeiten identifiziert und anschließend eine endgültige Schätzung erstellt. Sie wird üblicherweise mithilfe der Dreiecksverteilungstechnik oder der PERT-Schätzung berechnet.
Wenn Sie die Dreiecksverteilungsmethode verwenden, nehmen Sie den Durchschnitt der folgenden Schätzungen – die optimistische Schätzung (O), die pessimistische Schätzung (P) und die wahrscheinlichste Schätzung (M). Daher sieht die Dreiecksverteilungsgleichung wie folgt aus:
E = (O+P+M)/3
PERT steht für „Project Evaluation and Review Method“. Es handelt sich um ein Entscheidungsmodell, das Gruppen hilft, ihre Arbeit zu priorisieren, indem es die Zeit bestimmt, die sie für die Erledigung verschiedener Aufgaben benötigen.
Die PERT-Verteilungsmethode ist eher ein gewichteter Durchschnitt. Es gibt dem wahrscheinlichsten Ergebnis mehr Gewicht und den anderen Ergebnissen weniger Gewicht. Projektmanager verwenden diese Methode normalerweise, um Projektabschlusstermine zu schätzen, da sie tendenziell genauer ist.
Die PERT-Gleichung kann auf folgende Weise geschätzt werden:
PERT-Beta-Verteilung = (P + O + 4ML) / 6
Um dem obigen Beispiel zu folgen, nehmen wir an, dass im Fall einer freiberuflichen Arbeit an Aufgabe A (bei der es sich zufällig um eine Social-Media-Kampagne handelt) die optimistischste Schätzung bei zwei Wochen liegt und das Worst-Case-Szenario bei neun Wochen liegt. Die wahrscheinlichste Schätzung liegt bei vier Wochen.
Unter Anwendung der PERT-Gleichung beträgt die ungefähre Zeitschätzung 4.5 Wochen. Mit dieser Methode können wir in diesem Fall auch die Standardabweichung berechnen, um Kunden mehr Zeit bis zur Fertigstellung zu geben. Für Aufgabe A können wir es wie folgt ausdrücken:
Standardabweichung = (PO)/6 = (9–2)/6 = 1.75
In unserem Beispiel ergibt das 1.75. Daher können wir ein mögliches Fertigstellungsfenster von 6.25 Wochen anstelle von 4.5 Wochen angeben.
- Inkrementelle Wertschätzung: Der einfachste (und genaueste) Weg, freiberufliche Stunden zu berechnen, ist der Bottom-up-Ansatz. Dieser Ansatz schlägt vor, dass Sie mit der Grundstruktur Ihres Projektstrukturplans beginnen, alle Ausgaben zusammenzählen und diese dann nach Bedarf hinzufügen.
Mit diesem Ansatz können Sie genaue Schätzungen erstellen, indem Sie ganz unten beginnen und sich durch alle Kosten im Rahmen Ihres Projekts arbeiten. Es hilft Ihnen, alle Kosten auf einmal zu decken.
3. Berechnen Sie den Dribbling-Prozentsatz
Da nicht alle Freiberufler gleich arbeiten, kann es schwierig sein, die Zeit zu messen, die sie mit der Arbeit an einem Projekt verbringen. In solchen Fällen kann Ihnen die Verwendung eines Prozentfehlerrechners dabei helfen, genaue Schätzungen zu berechnen. Dies hilft Ihnen, den Prozentsatz der Über-/Unterzeit zu ermitteln, sodass Sie Ihre Abrechnungsstunden verbessern können.
Wenn Sie beispielsweise schätzen, dass die Fertigstellung eines Projekts vier Tage dauern wird, es aber nur zwei Tage dauert, beträgt Ihr Mischverhältnis 2:1. Der Zweck des Fudge-Verhältnisses besteht darin, zu bestimmen, wie schnell Sie die Aufgaben in Ihrem Projekt erledigen können und wie viel Spielraum Sie in Ihrem Zeitplan haben. Verifizieren Was ist ein Freelance-Toolkit? Hier finden Sie es.
4. Berechnen Sie Leerlaufzeiten und Pausen
Man denkt vielleicht, dass man die aufgewendeten Stunden einfach zusammenzählen kann, aber das funktioniert nicht wirklich. Urlaubstage und Leerlaufzeiten sollten bei der Gesamtarbeitszeit berücksichtigt werden.
Wenn Sie keine Pausen einlegen, sind Sie schneller erschöpft als erwartet. Wenn Sie Kollaborationstools wie Slack oder Todoist verwenden, ist es wichtig, einen Urlaubs- oder Abwesenheitsstatus einzurichten, wenn Sie sich frei nehmen.
Wenn Sie einen Tag frei nehmen, müssen Sie dies bei der Berechnung der geplanten wöchentlichen Arbeitszeit berücksichtigen. Wenn Sie eine längere Zeit der Inaktivität oder einer Arbeitspause haben, lohnt es sich, diese ebenfalls einzuplanen – addieren Sie einfach jede Woche ein bis zwei Stunden zu Ihrer Gesamtarbeitszeit hinzu. Verifizieren So trennen Sie sich vor dem Urlaub vollständig von der Arbeit
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5. Planungsschätzungen, Eventualverbindlichkeiten und Überprüfungen
Einer der häufigsten Fehler, den ein Freiberufler macht, besteht darin, die Planungszeit nicht zu berücksichtigen. Ebenso sind Notfallschätzungen erforderlich, um unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen, die im Verlauf des Projekts auftreten können – beispielsweise Ressourcenengpässe.
- Planung: Sie benötigen Zeit, um Ihr Geschäft zu planen und sicherzustellen, dass Sie von den Kunden alle benötigten Informationen erhalten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit Kunden zusammenarbeiten, die neu in Ihrer Branche sind oder noch nie mit Ihnen zusammengearbeitet haben.
- VerwaltungSie benötigen Zeit für administrative Aufgaben wie das Versenden von Rechnungen oder das Einrichten von Social-Media-Konten. Möglicherweise benötigen Sie auch Zeit, um nach Abschluss der Projekte mit Kunden Kontakt aufzunehmen.
- Notfälle/Bewertungen: Wenn das Projekt länger als erwartet dauert oder etwas mit dem Projekt schief geht, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Zeit für Verwaltungsaufgaben oder für Ergänzungen oder Überarbeitungen.
6. Nutzen Sie Zeiterfassungstools oder Apps
Die Zeiterfassung ist eine großartige Möglichkeit, besser zu verstehen, wie viel Zeit Sie für jedes Projekt aufwenden. Sie können Tools wie Projektzeitplanvorlagen oder Stundenzettelvorlagen und Zeiterfassungs-Apps verwenden, um sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Daten darüber verfügen, wie lange die Erledigung von Aufgaben dauert.
Sie werden auch feststellen, dass die Einrichtung eines Zeiterfassungssystems wie der Pomodoro-Technik Ihnen dabei hilft, die Produktivität zu steigern, Ihre Fortschritte zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie Fristen einhalten. Verifizieren Zeiterfassungs-Apps, mit denen Sie keine Zeit mehr verschwenden und sie besser nutzen können.
7. Überprüfen Sie Ihre endgültigen Schätzungen
Sie haben Ihren Kostenvoranschlag abgeschlossen, jetzt ist es an der Zeit, den endgültigen Kostenvoranschlag zu erstellen. Hier müssen Sie unter anderem Ihre Schätzungen überprüfen. Überprüfen Sie, ob Aufgaben aus der Note gelöscht wurden. Wenn ja, addieren Sie diese zusätzlichen Stunden wieder zum endgültigen Kostenvoranschlag. Der Einsatz verschiedener Projektmanagementmodelle kann hilfreich sein.
Wenn Sie einen Kostenvoranschlag von Ihrem Kunden haben, prüfen Sie diesen, um sicherzustellen, dass die Zahlen im Rahmen liegen. Wenn zwischen Ihren beiden Schätzungen eine Diskrepanz besteht, fragen Sie ihn nach weiteren Einzelheiten darüber, was er möchte und wie er es tun möchte. Verifizieren Einige schlechte Kundenwarnungen, die jeder Freiberufler kennen sollte.
Bewerten und verwalten Sie Ihre abrechnungsfähigen Stunden genau
Das Thema Projektstunden ist für jeden Freiberufler umstritten, da jeder seinen eigenen Tarif (basierend auf Erfahrung, Fachkenntnissen, Kundenanforderungen usw.) und seine eigene Problemlösungsmethodik hat.
Wenn Sie planen, die abzurechnenden Arbeitsstunden zu berechnen, ist die Kenntnis dieser Tipps und Tricks von unschätzbarem Wert. Wir hoffen, dass Sie dadurch bei Ihrem nächsten Projekt Zeit und Geld sparen – und den gesamten Prozess weniger stressig gestalten. Verifizieren So verwalten Sie die vier Säulen der Produktivität: Tipps und Tools zur Verwendung.
