Viele der Excel-Formeln, die ich für Listen verwende, erfordern ständige Überwachung. Manchmal tritt beim Hinzufügen einer neuen Zeile ein Fehler auf oder die Formel muss angepasst werden. Dieses Problem besteht bei den Funktionen TAKE und DROP nicht. Mit diesen beiden Funktionen können Sie... Die dynamische Matrix, die dafür sorgt, dass sich die Tabellen automatisch erweiternDurch Ziehen oder Entfernen bestimmter Zeilen und Spalten aus einem Datensatz wird dieser automatisch aktualisiert, sobald sich Ihre Daten ändern.
Kombinieren Sie diese Funktionen mit SORTIEREN und FILTERN, und Sie erhalten Listen, die sich ohne zusätzlichen Aufwand selbst aktualisieren. Hier erfahren Sie, wie Sie damit Listen erstellen, die tatsächlich aktuell bleiben.
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TAKE erfasst genau die Zeilen oder Spalten, die Sie benötigen.
Weisen Sie es auf Ihre Daten zu, geben Sie die Anzahl der Zeilen an, und es liefert sie.
Die Funktion TAKE kann eine Sache besonders gut: Sie extrahiert eine bestimmte Anzahl von Zeilen oder Spalten aus einem Bereich, beginnend an einem von Ihnen definierten Ende. Sie benötigt keine Hilfsspalten oder INDEX-MATCH-Interferenzen sind komplexWeisen Sie es auf Ihre Daten zu, geben Sie an, wie viele Zeilen Sie benötigen, und es liefert sie.
Die Satzstruktur lautet wie folgt:
=TAKE(Array, Zeilen, [Spalten])
- Array: Der Quellbereich oder das Quellarray, aus dem es extrahiert wurde.
- Reihen: Die Anzahl der zurückzugebenden Zeilen. Ziehen Sie die positive Zahl von oben; ziehen Sie die negative Zahl von unten.
- Spalten (optional): Es funktioniert auf die gleiche Weise – das Positive wird von links und das Negative von rechts gezogen.
Angenommen, Sie haben Verkaufsdaten im Bereich A2:D20 und möchten die ersten fünf Zeilen anzeigen. Dazu verwenden Sie die folgende Formel:
=TAKE(A2:D20, 5)
Benötigen Sie stattdessen die letzten drei? Ersetzen Sie diese durch -3. Das Ergebnis wird automatisch auf angrenzende Zellen übertragen und bei jeder Änderung der Quelldaten neu berechnet.
DROP entfernt unerwünschte Zeilen oder Spalten.
Sag ihr, was sie ignorieren soll, und sie wird alles andere wieder ansprechen.
Die DROP-Funktion ist das Gegenteil der TAKE-Funktion. Anstatt anzugeben, was behalten werden soll, teilt man der Funktion mit, was verworfen werden soll, und sie gibt alles Übrige zurück. Ich finde das viel einfacher, wenn ich genau weiß, wie viele unerwünschte Zeilen sich am Anfang oder Ende des Datensatzes befinden.
Die Syntax spiegelt die TAKE-Funktion wider:
=DROP(Array, Zeilen, [Spalten])
- Array: Die Quelldomäne oder das Quellarray.
- Reihen: Die Anzahl der auszuschließenden Zeilen. Positive Werte werden oben, negative Werte unten gelöscht.
- Spalten (optional): Positive Werte werden von links, negative Werte von rechts entfernt.
Angenommen, Ihr Datensatz im Bereich A2:D20 enthält zwei überflüssige Zusammenfassungszeilen, die einer Überschrift ähneln. Die folgende Formel entfernt diese beiden Zeilen und stellt die restlichen Daten wieder her.
=DROP(A2:D20, 2)
Sie können Spalten auch mit folgendem Befehl löschen:
=DROP(A2:D20, 0, 1)
Dadurch wird die erste Spalte entfernt, was hilfreich ist, wenn ein ID-Feld die Ausgabe behindert. Wie bei der TAKE-Funktion wird das Ergebnis dynamisch erweitert und aktualisiert, sobald die Datenmenge wächst.
Kombination der Funktionen TAKE und DROP für eine präzise Datensegmentierung
Stecken Sie sie ineinander, um einen beliebigen Abschnitt aus der Mitte zu entnehmen.
Die Funktionen TAKE und DROP extrahieren jeweils Daten vom Rand eines Datensatzes. Verschachtelt man sie jedoch, kann man beliebige Abschnitte aus der Mitte extrahieren – etwas, was keine der Funktionen allein leisten kann.
Die Idee ist, mit der Funktion DROP die überflüssigen Zeilen am Anfang zu entfernen und das Ergebnis anschließend mit der Funktion TAKE zu reduzieren, um die Anzahl der verbleibenden Zeilen zu verringern. Nehmen wir als Beispiel Verkaufsdaten: Angenommen, Sie möchten die ersten vier Einträge überspringen und die nächsten acht verwenden, um die Transaktionen vom 12. Januar bis zum 3. Februar abzudecken. Die Formel lautet:
=TAKE(DROP(A2:D20, 4), 8)
Die Funktion DROP entfernt die ersten vier Zeilen (die Einträge vom 5. Januar), und die Funktion TAKE gibt die verbleibenden acht Zeilen zurück. Die Ausgabe enthält alle vier Spalten, vom Datum bis zum Verkäufer, sodass Sie eine vollständige Folie erhalten, ohne dass zusätzliche Spalten oder die manuelle Definition von Bereichen erforderlich sind.
Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Datensatz im Laufe der Zeit wächst, da sich beide Funktionen dynamisch anpassen, wenn neue Zeilen hinzugefügt werden.
Erstellen Sie mithilfe der Funktionen TAKE und SORT eine sich selbst aktualisierende „Best N“-Liste.
Die Liste wird automatisch aktualisiert, sobald sich Ihre Daten ändern.
Hier zeigt die TAKE-Funktion ihre Bedeutung. In Kombination mit der SORT-Funktion lässt sich eine Liste erstellen, die stets die höchsten (oder niedrigsten) Werte im Datensatz anzeigt – und diese aktualisiert sich automatisch bei jeder Datenänderung.
Nehmen wir als Beispiel Verkaufsdaten und gehen davon aus, dass Sie eine Liste der fünf umsatzstärksten Abschlüsse erstellen möchten. Die Formel lautet:
=TAKE(SORT(A2:J20, 7, -1), 5)
Die Funktion SORTIERT alle 19 Zeilen nach Spalte 7 (Umsatz) in absteigender Reihenfolge neu an. Die Funktion TATEN extrahiert die ersten fünf Einträge aus diesem sortierten Ergebnis. Sie erhalten für jeden Eintrag die vollständige Zeile mit Datum, Region, Verkäufer und allen weiteren Informationen, sodass der Kontext erhalten bleibt. Falls Sie mit der Funktion SORT noch nicht vertraut sind, finden Sie weitere Informationen in unserer Anleitung zu diesem Thema. Daten in Excel sortieren Es deckt die Grundlagen ab.
Das Beste daran ist, was passiert, wenn neue Verkaufsdaten eintreffen. Sobald Sie eine Zeile mit einem höheren Umsatz hinzufügen, rückt diese automatisch in die Top Fünf vor. Wenn Sie... Quellbereich in Excel-Tabelle konvertierenDie Reichweite erweitert sich auch von selbst, wodurch die gesamte Einrichtung vollautomatisch wird.
Erstellen Sie eine dynamische Liste „Neueste Einträge“ mithilfe der Funktionen DROP und COUNTA.
Zeigt immer die neuesten Reihen
Die „Top N“-Liste ist zwar nützlich, aber manchmal möchte man einfach nur die neuesten Einträge im Datensatz sehen. Die DROP-Funktion in Kombination mit der COUNTA-Funktion eignet sich dafür hervorragend – sie zählt die Anzahl der Zeilen und entfernt alle Einträge außer den letzten paar.
Anhand von Verkaufsdaten können Sie folgendermaßen die letzten fünf Einträge immer anzeigen lassen:
=DROP(A2:A20, COUNTA(A2:A20) - 5)
Die Funktion ANZAHL2 zählt alle ausgefüllten Zellen in Spalte A – in diesem Fall 19. Durch Subtraktion von 5 erhält man mit der Funktion LÖSCHEN 14. Daher werden die ersten 14 Zeilen entfernt und die verbleibenden fünf zurückgegeben. Aktuell handelt es sich dabei um Transaktionen vom März, die von Vertriebsmitarbeitern wie Mike Wilson an Tom Rodriguez geleistet wurden.
Wenn Sie eine neue Zeile für April hinzufügen, erhöht sich COUNTA auf 20, DROP wird auf 15 angepasst und die Ausgabe zeigt nur noch die letzten fünf Einträge an. Sie können auch die folgende Formel verwenden, um dasselbe Ergebnis zu erzielen. Die Methode mit DROP und COUNTA ist jedoch flexibler, wenn der Bereich nicht fest ist.
=TAKE(A2:A20, -5)
Die Funktionen TAKE und DROP funktionieren am besten in Kombination mit anderen Funktionen.
Probieren Sie diese Kombinationen später aus.
Ich habe bereits die Kombinationen von TAKE mit SORT und DROP mit COUNTA gesehen, aber es gibt noch mehr zu entdecken. Fügen Sie FILTER in TAKE ein, um Listen zu erstellen, die beispielsweise Elektronikverkäufe über 3000 € anzeigen – sortiert und nach einer bestimmten Zahl spezifiziert. Oder verwenden Sie DROP mit UNIQUE, um doppelte Spaltenüberschriften beim Zusammenführen von Daten aus mehreren Tabellenblättern zu entfernen. CHOOSECOLS in Kombination mit TAKE kann zudem große Datensätze auf die relevanten Spalten reduzieren. Sobald Sie diese Funktionen verschachteln, werden die Kombinationen sehr praktisch.
