Mit Organisationstools können Sie nicht nur bei der Arbeit den Überblick behalten. Ich verwalte mein gesamtes Leben in Notion und es hilft mir, fast alles im Griff zu behalten. Notion ist ein umfassendes persönliches Informationsmanagementsystem, mit dem Sie Aufgaben, Projekte und Notizen effizient organisieren können.
Schnelle Links
1. Seiten für alles, was organisiert werden muss
Meine erste Regel für die Organisation von allem in Notion besteht darin, Elemente in Seiten aufzuteilen. Ich habe separate Seiten für Arbeit und Privatleben und darin verschachtelte Seiten, um verschiedene Aufgaben zu kategorisieren. Dadurch kann ich die besten Vorgehensweisen für mein persönliches Projektmanagement anwenden.
Ich habe eine separate Seite zur Finanzplanung mit Seiten zur Nachverfolgung von Einnahmen, Ausgaben, großen Anschaffungen, Ersparnissen und Investitionen. Dies gilt auch für die Arbeit. Als Journalist, Autor und Programmierer stehen mir verschiedene Karrierewege gleichzeitig offen. Durch die Verwendung dedizierter Seiten kann ich verschiedene Arten von Arbeiten separat verfolgen, was für die Verbesserung der Produktivität von entscheidender Bedeutung ist.
In wiederkehrenden Situationen wie der Planung monatlicher Budgets spart diese Struktur enorm viel Zeit. Anstatt Kontoauszüge, E-Mails, Briefe und umständliche Tabellen durchgehen zu müssen, die ich zum Verfolgen größerer Geldbeträge verwende, kann ich alles übersichtlich in Notion Pages organisieren. Dadurch verringert sich der Zeitaufwand für die Suche nach Informationen.
Sie müssen dies nicht unbedingt tun, und Notion ist durchaus in der Lage, alle möglichen Dinge auf einer Seite zu verfolgen. Durch diese Hierarchie verschachtelter Seiten kann ich jedoch genau das finden, was ich suche, ohne durch eine Menge irrelevanter Informationen scrollen zu müssen. Dadurch wird die Konzentration auf wichtige Aufgaben sichergestellt und Ablenkungen werden vermieden.
2. Checklisten für Schnelllisten in Notion
Mit der To-Do-Listenblockfunktion von Notion können Sie zusammenklappbare Checklisten erstellen, um schnell To-Do-Listen zu notieren. Eine To-Do-Liste ist im Allgemeinen der erste Schritt, wenn ich mit der Verfolgung von etwas Neuem beginnen oder Informationen in Notion eingeben muss.
Kontrollkästchen werden in Notion genauso behandelt wie Aufzählungslisten, sodass Sie in jedem Element verschachtelte Kontrollkästchen (oder Aufzählungspunkte) haben können. Mit diesem Ansatz kann ich meine Aufgaben und alle darin enthaltenen Anforderungen, Schritte oder Unteraufgaben ganz einfach klar definieren. Sie können auch Erinnerungen festlegen. Wenn Sie diese Funktion richtig verwenden, können Sie Ihre To-Do-App durch Notion ersetzen.
Die meisten meiner Notion-Seiten enthalten zumindest eine Art Checkliste. Abgesehen davon, dass ich meine täglichen Aufgaben im Auge behalte, verwende ich diese Checklisten für alles Mögliche, vom Lebensmitteleinkauf bis hin zum Behalten des Überblicks über die Bücher, die ich lesen muss, und der Verfolgung meines Fortschritts bei der Einrichtung meines neuen Büros.
Die einzige Funktion, die Sie im Vergleich zu einer speziellen To-Do-Listen-App verlieren, ist die Möglichkeit, ein Widget mit Ihrer To-Do-Liste auf dem Startbildschirm Ihres Telefons anzuheften. Notion verfügt über Android-Widgets und das Seiten-Widget hilft Ihnen, schnell auf die Seite zu gelangen, die Ihre Liste enthält. Apps wie Microsoft To-Do bieten Ihnen jedoch ein Tool, mit dem Sie direkt vom Startbildschirm aus neue Aufgaben auswählen oder hinzufügen können, was für ein nahtloseres Erlebnis sorgt.
3. Datenbanken zur Nachverfolgung von Arbeit und Projekten
ich Ich verwende Notion-Datenbanken. Um fast alles zu verfolgen. Es ermöglicht Ihnen, individuelle Eigenschaften zu erstellen, Formeln zu verwenden und die Automatisierung zu unterstützen, um das Leben einfacher zu machen. Notion-Datenbanken können auch mit Apps von Drittanbietern wie Asana, Jira oder GitHub synchronisiert werden, wodurch die Aufgabenverfolgung über verschiedene Plattformen hinweg erleichtert wird.
Jedes einzelne Element in einer Notion-Datenbank ist eine Seite, was bedeutet, dass Sie viele Informationen in einer einzigen Tabelle organisieren können. Sie können auch benutzerdefinierte Ansichten für Ihre Datenbanken mit bestimmten Filtern und Sortierungen erstellen, um Ihre Inhalte einfach zu kategorisieren. Und wenn Sie Daten über Tabellen hinweg verknüpfen möchten, kümmert sich die Beziehungsfunktion von Notion auch darum. Größere Datenbanken mit vielen Elementen oder mehrere Datenbanken auf einer Seite können die Navigation erschweren. Durch das Einrichten benutzerdefinierter Ansichten können Sie daher schnell relevante Informationen finden, die Sie möglicherweise nicht auf den ersten Blick erkennen können.
Beim Einrichten einer Datenbank haben Sie die Möglichkeit, Spalten verschiedene Datenbankeigenschaften hinzuzufügen. Für Datenbanken stehen 21 verschiedene Eigenschaften zur Verfügung, von einfachem Text und Zahlen bis hin zu Formeln und Schaltflächen, die mit einem einzigen Klick bestimmte Automatisierungen auslösen. Sie können zur einfachen Speicherung sogar Dateien und Bilder in Ihre Datenbanken hochladen.
Mein Tracking-System zieht relevante Aufgaben aus Asana, sobald sie mir zugewiesen werden. Nach dem Import verwende ich einzelne Seiten, um Recherchen oder Notizen für den Artikel aufzunehmen, und meine Tracking-Eigenschaften, um komplexe Aufgaben in kleinere Teile zu unterteilen.
Wenn Sie über mehrere Datenbanken verfügen, die Aufgaben auf verschiedenen Seiten verfolgen, können Sie diese Aufgabenverfolger in eine Aufgabendatenbank konvertieren. Unter diesem Abschnitt werden dann alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Meine Aufgaben Auf der Notion-Homepage. Beachten Sie, dass Aufgabendatenbanken eine Eigenschaft haben müssen الحالة و Das Männliche و Fälligkeitsdatum, also fügen Sie es unbedingt hinzu, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Um die Datenbanken vollständig nutzen zu können, müssen Sie mindestens auf ein Notion Plus-Abonnement upgraden, aber die zusätzlichen Funktionen sind die Kosten durchaus wert. Mit all der Zeit, die mir diese App spart, Mein Notion-Abonnement zahlt sich jeden Monat aus..
4. Verwenden Sie Farben, um den Aufgabenstatus im Text anzuzeigen.
Notion bietet einige grundlegende Optionen zur Textformatierung, darunter Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung und Durchstreichung sowie Hintergrund- und Textfarben. Wenn Sie ein schnelles Tracking-System entwickeln müssen, schlage ich vor, Farben zu verwenden, um den Status von Aufgaben anzuzeigen. Das ist Effektive Strategie zur Aufgabenverwaltung.
Eines der Aufgabenverwaltungssysteme, die ich zuvor verwendet habe, basierte auf Textfarben, um meine Ideen zu verfolgen. Nachdem ich eine To-Do-Liste mit möglichen Ideen erstellt hatte, habe ich den Text in verschiedenen Farben eingefärbt, um den Fortschritt bei jeder Idee anzuzeigen. Diese Methode hilft bei Aufgaben organisieren Visuell.
Gelbe Aufgaben zeigen an, dass sie von einem Redakteur geprüft werden, grüne Aufgaben zeigen an, dass sie genehmigt wurden und rote Aufgaben zeigen an, dass sie abgelehnt wurden. Wenn ich mit dem Schreiben eines Artikels fertig bin, kann ich einfach das Aufgabenfeld abhaken und mit der nächsten Aufgabe fortfahren. Diese einfache Methode verbessert Aufgabenproduktivität.
Dieses System ist nicht so detailliert wie mein aktuelles Artikelverwaltungssystem, das auf Datenbanken basiert. Wenn Ihnen jedoch ein neues Projekt zugewiesen wurde und Sie keine Zeit haben, sich für den Aufbau eines gut organisierten Tracking-Systems zu entscheiden, kann farbiger Text auf Ihrer To-Do-Liste Wunder wirken. Es ist eine schnelle und effektive Lösung für Aufgabenverfolgung.
5. Integration von Google Kalender und Google Tabellen
Obwohl Notion ein vielseitiges Tool ist, kann es nicht alles. Hier kommen App-Integrationen von Drittanbietern ins Spiel. Die zahlreichen Integrationen von Notion steigern die Produktivität.Sie können Webinhalte immer einbetten, wenn ein bestimmter Dienst nicht unterstützt wird.
Ich mag Notion-Datenbanken sehr, aber Notion-Formeln funktionieren nicht auf die gleiche Weise wie Excel- oder Google Sheets-Formeln. In solchen Fällen erstelle ich eine Google Sheets-Tabelle und importiere sie in die entsprechende Notion-Seite.
Kopieren Sie einfach den Freigabelink aus Google Sheets und betten Sie ihn mithilfe eines Blocks in Notion ein. Einbetten. Sie erhalten direkt auf Ihrer Notion-Seite eine voll funktionsfähige Tabelle mit derselben Funktionalität wie in der Google Sheets-Web-App.
Gleiches gilt für Google Kalender. Als langjähriger Android-Nutzer bin ich tief in das Google-Ökosystem eingebunden, daher ist ein Wechsel zu Notion Calendar für mich nicht sehr praktikabel. Mit der Einbettungsfunktion kann ich meinen Kalender zu jeder Notion-Seite hinzufügen und alle neuen Termine oder Ereignisse anzeigen lassen, die ich aus der Kalender-App auf meinem Telefon hinzufüge.
Notion ist ein äußerst leistungsfähiges Tool, insbesondere angesichts der einfachen Einrichtung. Sie müssen einige Zeit damit verbringen, alle verschiedenen Funktionen und Blöcke zu entdecken, aber wenn Sie das tun, haben Sie alles im Griff, von einer wichtigen Arbeitsaufgabe bis zu den Verabredungen, an die Sie sich nicht erinnern konnten.
