wenn es war Microsoft Outlook Da es sich um Ihre Lieblings-App und bevorzugte Option zum Verwalten von E-Mails und Kalenderereignissen handelt, denken Sie vielleicht, dass einige ihrer Funktionen völlig von ihrem Hauptzweck ablenken könnten. Natürlich ist Outlook bereits so eingerichtet, dass es Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeitslast hilft, aber mit ein paar einfachen Anpassungen könnte es noch besser sein.
Werfen wir einen Blick auf einige Möglichkeiten, wie Sie Outlook für Sie verbessern können.
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1. Erstellen Sie benutzerdefinierte Regeln für eingehende E-Mails
Wenn Sie eine E-Mail erhalten, wird diese automatisch in Ihren Posteingangsordner verschoben. Wenn Sie mehrere E-Mails von vielen verschiedenen Personen erhalten, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten, und es kann sich schnell anhäufen. Mit Outlook können Sie Posteingangsregeln festlegen, sodass E-Mails von bestimmten Personen direkt in einen Unterordner verschoben werden. So behalten Sie den Überblick darüber, wer was sendet. Um eine neue Regel zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehe zu Datei -> Regeln und Warnungen verwalten Und klicken Sie neue Basis. Es erscheint ein neues Fenster mit verschiedenen Optionen.
- Klicken Sie unter Schritt 1: Vorlage auswählen auf Verschieben Sie Nachrichten von jemandem in einen Ordner.
- Als Nächstes müssen Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf die Hyperlinks klicken, um die Personen oder öffentlichen Gruppen auszuwählen, deren E-Mails Sie in den angegebenen Ordner umleiten möchten.
- Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Regel anzuwenden.
Das offizielle Video von Microsoft erklärt dies ausführlich.
Posteingangsregeln können verhindern, dass sich Nachrichten ansammeln und es schwierig machen, nur auf wichtige Nachrichten in Ihrem Posteingang zuzugreifen. Auch wenn Sie bestimmte Personen oder geschäftliche E-Mails verfolgen müssen, ist es wirklich perfekt für Sie.
2. Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen
Möglicherweise haben Sie bereits den Piepton bemerkt, den Outlook ausgibt, wenn Sie eine E-Mail erhalten. Möglicherweise ist Ihnen auch das gelbe Umschlagsymbol aufgefallen, das auf dem Outlook-Symbol in der Taskleiste angezeigt wird. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie benachrichtigt werden möchten, kann jedoch von Ihrem Fokus ablenken, wenn diese E-Mails weiterhin eingehen. Glücklicherweise bietet Ihnen Outlook auch die Möglichkeit, diese Benachrichtigungen zu deaktivieren.
Gehe zu Datei -> Optionen -> E-Mail , und unter der Überschrift „Nachrichteneingang“ können Sie auswählen, welche Benachrichtigungen Sie deaktivieren möchten. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf OK.
3. Legen Sie Kalendererinnerungen fest
Ähnlich wie E-Mail-Benachrichtigungen erinnert der Outlook-Kalender Sie 15 Minuten vor Beginn an Termine. Dies geschieht durch die Anzeige der nächsten Termine, auf die Sie klicken müssen ablehnen das Fenster zu schließen.
Diese Erinnerungen können hilfreich sein, wenn Sie sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise tief in Ihrer Arbeit stecken und die Erinnerung angezeigt wird, können Sie Ihre Arbeit zu Ende bringen und sich auf den Termin vorbereiten.
Wenn Sie diese Funktionalität jedoch nicht benötigen, kann dies Auswirkungen auf Ihren Arbeitsablauf haben. Um diese Erinnerungen zu deaktivieren, gehen Sie zu Datei -> Optionen -> Erweitert und deaktivieren Sie unter „Erinnerungen“ die Option „Erinnerungen anzeigen“.
Alternativ können Sie auch zu gehen Datei -> Optionen -> Kalender , und unter Kalenderoptionen sehen Sie eine Option für Standarderinnerungen. Um es zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf das Kästchen neben „Standarderinnerungen“, sodass das Kästchen mit einem Häkchen versehen ist.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü aus 0 Minuten.
- Klicken Sie erneut auf das Kästchen neben Standarderinnerungen, bis die Markierung verschwindet. Wenn Sie dies nicht tun, wird Ihre Auswahl nicht gespeichert.
- Klicken OK.
Jetzt können Sie Ihre Arbeit ohne diese Erinnerungen fortsetzen. Wenn Sie dennoch eine Möglichkeit suchen, den Überblick über Ihre wichtigen Aufgaben zu behalten, schauen Sie hier vorbei Auch Microsoft To-Do bietet Vorteile.
4. Kolorieren Sie Kalenderereignisse in Outlook
Es ist nichts Falsches daran, Ihre Outlook-Kalendertermine in einer Farbe einzufärben. Die Farbcodierung kann Ihnen jedoch dabei helfen, Ihre Kalenderansicht zu vereinfachen und es einfacher zu machen, sich einen Überblick über Ihren Arbeitstag oder Ihre Arbeitswoche zu verschaffen, ohne zu überprüfen, worum es bei jedem einzelnen Termin oder jeder einzelnen Besprechung geht.
Wenn Sie beispielsweise verschiedene Arten von Aufgaben geplant haben, darunter Besprechungen innerhalb Ihres Unternehmens, Besprechungen mit externen Unternehmen, Kunden, Verwaltungsaufgaben, in Ihrem Kalender gebuchte Schulungen usw., können diese Informationen so verschwommen sein, dass Sie mehr ausgeben müssen Zeit, mich auf sie zu konzentrieren.
Wenn Sie verwenden Farbcodierung können Sie schnell den Kalender durchsuchen und sich einen Überblick über die Arten von Arbeiten verschaffen, auf die Sie sich vorbereiten müssen. Sie können Termine auch mithilfe der Farbcodierung nach Wichtigkeit priorisieren. Sie können beispielsweise Rot für „dringende“ Besprechungen, Gelb für „wichtig“ und Grün für „Routine“ wählen.
Wichtig hierbei ist, dass Sie für die verschiedenen Arten Ihrer Arbeit unterschiedliche Farben wählen und Farben wählen, die einander nicht zu sehr ähneln, um einen Unterschied erkennen zu können. Führen Sie zunächst die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie in Ihrem Kalender auf einen Termin oder eine Besprechung, um die Registerkarte „Terminserie“ aufzurufen.
- Klicken Sie auf das farbige Fenstersymbol mit der Aufschrift ... Einstufung.
- Tippen Sie im Dropdown-Menü auf Alle Kategorien.
- Es erscheint ein neues Fenster; Klicken Sie auf der rechten Seite جديد.
- Geben Sie den Namen Ihrer Kategorie ein. Zum Beispiel „Indoor-Meetings“ und wählen Sie die gewünschte Farbe dafür aus.
- Klicken Sie in beiden Fenstern auf OK, bis der neue farbcodierte Kalendertermin angezeigt wird.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für so viele Kategorien, wie Sie erstellen möchten.
Beseitigen Sie Ablenkungen durch Outlook
Da Sie nun wissen, wie Sie Outlook weniger störend gestalten, können Sie es so anpassen, dass es für Sie besser funktioniert. Auch wenn es vielleicht nicht wie ein wichtiger Prozess erscheint, können kleine Anpassungen einen Unterschied in Ihrem Arbeitsalltag machen.
Dies ist keineswegs eine erschöpfende Liste, und Sie sollten sie vielleicht ausprobieren, bevor Sie sich darauf festlegen. Sie können auch mit Ihren Outlook-Einstellungen herumspielen und sehen, ob Sie andere Dinge entdecken, die Ihnen helfen, sich besser zu konzentrieren. Sie sollten also nachsehen Die besten Möglichkeiten, wie Automatisierung Ihre Produktivität steigern kann.
