Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Hände zu benutzen, oder Ihren Fingern einfach eine Pause gönnen möchten, sind Sprach-zu-Text-Diktiertools ein Lebensretter. Microsoft hat ein neues in Outlook integriertes Tool hinzugefügt, mit dem Sie E-Mails nur über Ihr Mikrofon verfassen können.
Diese Funktion stellt eine spürbare Veränderung in der Art und Weise dar, wie wir mit E-Mails interagieren, da Benutzer jetzt natürlich und nahtlos sprechen können, um Text einzugeben, was den herkömmlichen Tippvorgang ersetzt. Aber sollte jeder diese neue Technologie übernehmen? Wird der Prozess des Schreibens von Briefen dadurch wirklich effektiver? Verifizieren Beste Speech-to-Text-Apps für Windows.
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Was ist das Diktiertool in Microsoft Outlook?
Mit dem Diktiertool in Microsoft Outlook können Sie Ihr Mikrofon zum Eingeben Ihrer E-Mail-Nachrichten verwenden. Sobald die Funktion aktiviert ist, wird alles, was Sie in das Mikrofon sagen, in die E-Mail-Nachricht transkribiert. Es ist eine gute Wahl für Menschen, die Schwierigkeiten beim Schreiben haben oder ihre Gedanken lieber diktieren als aufschreiben.
Das in Outlook integrierte Diktiertool unterscheidet sich ein wenig von der Verwendung der Diktier-App unter Windows zum Schreiben Ihrer E-Mails.
Erstens können Sie damit E-Mail-bezogene Aktionen ausführen, z. B. eine E-Mail senden, weitere Personen zu Ihrer Empfängerliste hinzufügen oder eine Betreffzeile schreiben.
Zweitens heißt es in der Erklärung: Microsoft 365-Insider Die Diktierfunktion von Outlook verwendet jedoch „KI-gestützte Sprachbefehle“, was darauf hindeutet, dass unter der Haube mehr Verarbeitung stattfindet als mit Andere Speech-to-Text-Anwendungen.
Bevor Sie beginnen, sollten Sie noch einmal überprüfen, ob Outlook Ihre Sprache unterstützt. Eine vollständige Liste der Sprachen finden Sie unter Microsoft-Support.
So greifen Sie auf das Sprachdiktat in Microsoft Outlook zu
Um mit der Diktatfunktion zu beginnen, öffnen Sie einen neuen Entwurf oder eine neue Antwort in Microsoft 365 Outlook oder Outlook für das Web. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Nachricht“ in der oberen Leiste.
Klicken Sie nun auf das Diktat-Symbol 
Outlook gibt Ihnen einen Piepton aus, wenn Dictation beginnt, auf Ihr Mikrofon zu hören. Jetzt wird alles, was Sie in der E-Mail sagen, eingegeben. Wenn Sie das Diktieren beenden möchten, klicken Sie erneut auf die Mikrofonschaltfläche.
So verwenden Sie das Sprachdiktieren in Microsoft Outlook
Sobald Ihr Mikrofon eingeschaltet ist, können Sie Ihre E-Mails steuern. Wenn Sie die Microsoft 365-Version von Outlook verwenden, können Sie „[Name] zum E-Mail-Empfänger hinzufügen“ sagen, um jemanden zu Ihrer Empfängerliste hinzuzufügen, oder „[Name] zu CC/BCC hinzufügen“, um Personen zur Carbon Copy hinzuzufügen (CC) bzw. Cc-Felder BCC. Sobald Sie Ihre Empfänger eingerichtet haben, können Sie „Betrefffeld auf [Betreff] festlegen“ sagen, um Ihrer E-Mail einen relevanten Betreff zu geben.
In anderen Versionen von Outlook funktionieren die oben genannten Befehle möglicherweise nicht. Sie können das Diktiertool jedoch weiterhin zum Schreiben von E-Mails verwenden. Solange das Mikrofonsymbol anzeigt, dass es aktiv ist, wird alles, was Sie sagen, in den Text der E-Mail übertragen.
Sie müssen der Diktierfunktion eine kleine Richtung geben. Wenn Sie einen Satz mit einem Ausrufezeichen beenden möchten, müssen Sie am Ende „Ausrufezeichen“ sagen. Wenn Sie beispielsweise sagen: „Ich habe das perfekte Geschenk für Sie gefunden“, wird am Ende des Satzes ein Ausrufezeichen eingefügt. Auf die gleiche Weise können Sie auch Währungen und Sporttoken hinzufügen.
Sobald Sie fertig sind, verwenden Sie es Microsoft 365Sie können E-Mails mit Ihrer Stimme versenden. Sagen Sie einfach „E-Mail senden“ und sagen Sie dann „Ja“, wenn Outlook Sie fragt, ob Sie sicher sind.
Sollten Sie in Microsoft Outlook Sprachdiktat verwenden?
Sprachdiktiertools sind auf dem Papier großartig, aber wenn sie nicht das tun, was Sie wollen, können sie Sie sehr schnell frustrieren. Daher habe ich diese Funktion ausprobiert, um zu sehen, wie gut sie funktioniert.
Ich empfand die Funktion als etwas einschränkend, wenn sie außerhalb von Outlook in Microsoft 365 verwendet wurde. Keine der interessanten Funktionen wurde dort hinzugefügt und die Genauigkeit des Sprachdiktats war nicht sehr gut. Außerdem überspringen Sie manchmal Wörter, schreiben Wörter falsch oder Ihr Mikrofon schaltet sich aus, während Sie sprechen.
Meine Meinung hat sich völlig geändert, als ich Microsoft 365 heruntergeladen und dort Outlook verwendet habe. Nachdem ich nun alle nützlichen Funktionen einsatzbereit hatte, konnte ich die Empfänger und die Betreffzeile einrichten und mit dem Schreiben der E-Mail mithilfe von Sprachbefehlen beginnen, und Outlook hat mich nicht missverstanden. Es ist definitiv eine meiner Lieblingsfunktionen der Microsoft 365-App.
Wenn Sie Dictation in Microsoft 365 verwenden, wird beim Einschalten Ihres Mikrofons eine kleine Leiste angezeigt. Ich empfehle dringend, auf das Einstellungssymbol (Zahnrad) in dieser Leiste zu klicken und die automatische Interpunktion zu aktivieren, da diese Option hervorragend dabei war, zu erraten, wo ich Kommas hinzufügen wollte, nachdem ich verarbeitet hatte, was ich gesagt habe.
Insgesamt denke ich, dass sich die Diktierfunktion von Outlook in Microsoft 365 lohnt. Wenn Sie vorhaben, E-Mails mit diesem Tool zu schreiben, empfehle ich Ihnen, es zu verwenden Ihr Microsoft-Konto, laden Sie Microsoft 365 herunter und verwenden Sie dann Outlook über das Microsoft 365 Center. Andere Versionen von Outlook erzielen jedoch sehr gute Ergebnisse mit ihren Diktiertools. Sie können es jetzt ansehen Mit diesen schnellen Tipps können Sie Outlook weniger ablenkend gestalten.
