Die meisten Mitarbeiter haben sich so daran gewöhnt, so häufig zwischen Arbeitsanwendungen zu wechseln, dass sie dadurch ein langfristiges Muskelgedächtnis entwickelt haben. Obwohl diese Tools praktisch sind, helfen sie Ihnen nicht in gewissem Maße.
Das Wechseln zwischen Fenstern und Tabs dauert nur wenige Sekunden, summiert sich jedoch auf mehrere Stunden pro Woche, wenn Sie mehrere Apps gleichzeitig ausführen. Die meisten Mitarbeiter merken nicht einmal, dass sie Zeit verschwenden. Um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren, erklären wir Ihnen die Gefahren, die mit der Einführung zu vieler Arbeits-Apps im Büro einhergehen. Verifizieren Kostenlose Apps und Websites zur Lösung häufiger Probleme von Freiberuflern.
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Was verursacht die Notwendigkeit, während der Arbeit zwischen Anwendungen zu wechseln?
Technologie vereinfacht Geschäftsprozesse und Routinen durch die Automatisierung verschiedener Arbeitsaufgaben. Projektmanagement-Tools organisieren die Verantwortlichkeiten des Teams, Zeiterfassungstools überwachen die Aktivitäten der Mitarbeiter und Planungstools legen Fristen fest.
Allerdings können Apps den menschlichen Aufwand noch immer nicht vollständig ersetzen. Übermäßige Investitionen in die Automatisierung, wie es viele Arbeitgeber tun, zwingen die Mitarbeiter dazu, mit mehreren Anwendungen zu jonglieren. Eine vom Unternehmen durchgeführte Längsschnittstudie ergab Okta, Inc 10 % der US-Unternehmen stellen mehr als 199 Geschäftsanwendungen bereit. Die meisten Menschen können nicht schnell mit mehreren Basisplattformen umgehen.
Die negativen Auswirkungen des Wechsels zwischen vielen Arbeitsanwendungen
Manche mögen argumentieren, dass der Wechsel zwischen verschiedenen Fenstern ein geringer und ineffektiver Preis für Automatisierung und Komfort sei. Schließlich muss sich der digitale Nutzer an den wachsenden und schnellen Wandel anpassen. Obwohl Unternehmen nur bestimmte Software integrieren können, führt die Verwendung zu vieler Geschäftsanwendungen zu vielen Nachteilen für die Arbeitnehmer. Hier sind einige davon.
1. Der Wechsel zwischen Plattformen kostet Zeit
Unternehmen investieren in Geschäftstools, um Zeit zu sparen. Sie hofft, dass Mitarbeiter wie Sie durch die Entlastung von einigen ihrer täglichen Aufgaben mehr leisten können. Ja, Office-Anwendungen beschleunigen Arbeitsabläufe. Sie können es in Ihre Routine integrieren und Ihre Arbeitsbelastung reduzieren, aber zu viel Vertrauen wird kontraproduktiv sein.
Der häufige Wechsel zwischen vielen Anwendungen verschwendet viel Zeit. Anstatt zu versuchen, jede gängige Plattform zu nutzen, sollten Sie die Business-Apps auswählen, die die Zeitverschwendung an Ihrem Arbeitsplatz wirklich reduzieren. Bitten Sie Administratoren, sich auf die grundlegenden Tools zu beschränken, die bereits verfügbar sind. Übermäßiger App-Kauf verschwendet nur Unternehmensressourcen und belastet die Mitarbeiter unnötig.
2. Das Speichern von Informationen auf mehreren Plattformen steht im Widerspruch zur Sicherheit
Die Überwachung von Vermögenswerten spielt eine wichtige Rolle in der Cybersicherheit. Der beste Weg, externe und interne Angriffe zu verhindern, besteht darin, zu überwachen, welche Benutzer auf Dateien zugreifen, diese anzeigen und ändern. Niemand kann wissen, wann es zu einer Datenschutzverletzung kommt. Ein IT-Manager muss rund um die Uhr Echtzeitzugriff auf alle Unternehmensdaten haben.
Allerdings erschwert die Verwendung mehrerer Apps die Überwachung. Das plattformübergreifende Tracking kostet enorme Ressourcen, daher ziehen es die meisten Unternehmen vor, Apps mit niedriger Priorität komplett zu ignorieren.
Bitte beachten Sie, dass diese Methode das gesamte Sicherheitssystem des Unternehmens gefährdet. Heutige Cyberkriminelle verfügen über die technischen Fähigkeiten und Ressourcen, um alte und veraltete personenbezogene Daten (PII) zu missbrauchen. Migrieren Sie keine Unternehmensdateien in Anwendungen, die Sie nicht regelmäßig überwachen können. Verifizieren Was ist Third-Party-Risikomanagement und warum ist es wichtig?
3. Der Wechsel zwischen Apps stört den Ideenfluss
Die Verarbeitung neuer Informationen verhindert, dass Sie einen Flow-Zustand erreichen. Wenn Sie mehrmals täglich zwischen verschiedenen Plattformen wechseln, werden Sie mit komplexen Aufgaben zu kämpfen haben, die mehr als ein paar Minuten Konzentration erfordern.
Das Wechseln der Registerkarten ist mit geringem Aufwand verbunden, das Navigieren zu verschiedenen Aufgaben stellt jedoch eine erhebliche kognitive Belastung dar. Ein Mitarbeiter ist keine Maschine, die automatisch neue Informationen verarbeitet. Zeigt einen von der Website herausgegebenen Bericht an Psychreg.org Kurzzeitgedächtniskanäle können nur etwa sieben Elemente für 10 bis 60 Sekunden speichern.
Der beste Ansatz besteht darin, die Plattformen zu begrenzen, die Sie für jede Aufgabe verwenden. Angenommen, Sie schreiben einen Artikel. Anstatt beim Schreiben zwischen Plattformen und Registerkarten zu wechseln, um Informationen zu sammeln, finden und sammeln Sie die wichtigsten Punkte im Voraus. Verifizieren Gründe, warum es schlecht für Sie ist, von zu Hause aus zu arbeiten.
4. Das Ausführen zu vieler Hintergrund-Apps beeinträchtigt die Funktionalität des Geräts
Zu viele im Hintergrund laufende Prozesse verlangsamen Ihr Gerät. Leichte Anwendungen wie Instant-Messaging-Anwendungen und Projektmanagement-Tools verbrauchen nicht viel RAM. Allerdings kann die gleichzeitige Ausführung umfangreicher Anwendungen wie Fotobearbeitungs-Apps, Website-Builder und Videokonferenz-Apps zu Verzögerungen führen.
Sie sollten die Grenzen Ihres Geräts kennen. Blockieren Sie Aufgaben, die RAM-intensive Apps erfordern, damit Sie in diesem Zeitraum einige Hintergrundprozesse eliminieren können. Sie schützen Ihr Gerät nicht nur, es arbeitet auch schneller. Externe Störungen wie langsam ladende Seiten und mangelnde Reaktionsfähigkeit von Anwendungen erschweren die Konzentration, insbesondere wenn Sie fehlerhafte Anwendungen ständig neu starten. Verifizieren Die häufigsten technischen Probleme bei der Fernarbeit und wie man sie behebt.
5. Es braucht Zeit, neue Mitarbeiter mit mehreren Plattformen vertraut zu machen
Der Schwerpunkt der Vorbereitung sollte auf der Akklimatisierung liegen. Zu den besten Möglichkeiten, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen, gehören Teamvorstellungen, ausführliche Schulungen und erläuternde Ressourcen. Wenn Ihr Lehrer jedoch die meiste Zeit damit verbringt, Ihnen das Schreiben beizubringen, kann es sein, dass er oder sie diese Aktivitäten versehentlich aus den Augen verliert.
6. Dem Mitarbeiter fällt es möglicherweise schwer, sich an viele Plattformen zu erinnern
Zwischen mehreren Fenstern zu wechseln ist eine Sache, aber die verschiedenen Plattformen, die Sie täglich nutzen, zu beherrschen, ist eine andere. Nicht alle Werkzeuge sind gleich aufgebaut. Während Sie Kommunikationsplattformen und Notizen-Apps schnell erlernen können, erfordert die Verwendung von Projektmanagementplattformen, Website-Buildern und Video-Editoren sowie anderen komplexen Ressourcen viel Übung.
Das Studium mehrerer Plattformen erschöpft Sie kognitiv. Wenn Sie Stunden damit verbringen, sich mit Bürowerkzeugen zu befassen, haben Sie weder Energie noch Gehirnleistung für die eigentliche Arbeit übrig, was die Leistung beeinträchtigt. Verifizieren Die besten Tools zur Verbesserung Ihres Remote-Arbeitsplatzerlebnisses.
Was können Sie tun, um den Wechsel zwischen Apps zu reduzieren?
Wenn Sie selbstständig sind, haben Sie mehr Kontrolle über Ihren Arbeitsablauf. Bewerten Sie die Tools, die Sie zur Automatisierung freiberuflicher Aufgaben verwenden, und finden Sie heraus, welche sich gut in andere Tools integrieren lassen, die Sie bereits verwenden. Die meisten Verwaltungstools unterstützen Anwendungen von Drittanbietern innerhalb desselben Ökosystems.
Alternativ benötigen Sie die Unterstützung Ihres Vorgesetzten, wenn Sie für ein privates Unternehmen arbeiten. Bitten Sie darum, die Teamaktivitätsberichte auf Workflow-Engpässe zu überprüfen. Entfernen Sie überflüssige Tools, prüfen Sie, welche Plattformen auf einer einzigen lizenzierten Plattform ausgeführt werden können, und probieren Sie effektive Dateimigrationsstrategien aus. Wenn Sie ein starkes Argument haben, reichen Sie es bei der zuständigen Abteilung ein. Verifizieren So erkennen Sie stillen Rücktritt bei Remote-Arbeit: Einige Tipps.
Beseitigen Sie kleine schlechte Gewohnheiten, die einen effizienten Arbeitsablauf behindern
Obwohl Apps bestimmte Aufgaben automatisieren können, beeinträchtigt die plötzliche Einführung mehrerer Optionen die Produktivität des Arbeitsablaufs. Überfordern Sie sich nicht mit zu vielen Werkzeugen. Abgesehen vom Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen verschwenden Sie auch Zeit mit sinnlosen Aufgaben wie dem Laden neuer Seiten, dem Starten von Anwendungen und dem Migrieren von Dateien.
Um Ihre Produktivität weiter zu steigern, bewerten Sie weiterhin kleine schlechte Angewohnheiten, die zu Engpässen in Ihrem Arbeitsablauf führen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Geschäftsaktivitäten zu verfolgen. Durch die Definition Ihrer Aufgaben können Sie versteckte und gefährliche Produktivitätskiller wie Prokrastination und soziale Medien entdecken. Sie können es jetzt ansehen Gründe, warum es schlecht für Sie ist, von zu Hause aus zu arbeiten.
